5W2H: ¿Qué es y cómo aplicar?

5W2H es una herramienta muy utilizada en la gestión empresarial desde grandes hasta pequeñas empresas.

Su aplicación es práctica y bastante amplia, lo que la convierte en una gran opción para empresas que quieran mejorar su planificación estratégica, táctica y operativa.

La gran ventaja de utilizarlo es su flexibilidad, ya que puede ser utilizado en conjunto con otras herramientas y estrategias que te permitan optimizar el desarrollo de tus proyectos.

Para que puedas conocer más sobre 5WH2, descubrir cuáles son sus aplicaciones y cómo puedes mejorar la gestión de tu empresa a través de esta herramienta, hemos creado un artículo lleno de información.

¿5w2h que es?#

5W2H es una herramienta utilizada por quienes buscan simplificar la definición y ejecución de actividades, cuando estas actividades requieren la necesidad de preparar un plan de acción.

La aplicación de esta herramienta permite crear un checklist de tareas donde se definirán plazos, responsabilidades y quiénes son las personas responsables de mitigar el problema encontrado.

El acrónimo 5W2H es la clave para utilizar la herramienta, es a través de él que se identifican cuáles son las 7 pautas principales que se deben seguir.

Porque, cada letra que se encuentra en esta sigla tiene un significado diferente y se traducirá en las principales preguntas que permitan aplicar la herramienta.

Si miras el acrónimo 5W2H, lo que significa que quizás ya lo hayas notado, el acrónimo se compone de 5 letras W y 2 letras H.

Los 5Ws significam:

• What: ¿Qué se hará?
• Why: ¿Por qué es necesario hacerlo?
• Who: ¿Quién llevará a cabo la acción?
• Where: ¿Dónde se implementará?
• When: ¿Cuándo se debe hacer?

Las 2H significan:

• How: ¿Cómo se llevará a cabo?
• How much: ¿Cuánto costará este proyecto?

En otras palabras, responder estas 7 preguntas de manera realista y aplicadas a una meta u objetivo o resolver un problema, te permite visualizar cada etapa de tu proyecto.

Pero fijar objetivos o encontrar una solución a un problema no siempre dependerá del uso de sólo una herramienta o metodología.

Y lo ideal es buscar otras herramientas que puedan ayudarte con la gestión empresarial, pero si aún no sabes por dónde empezar, no te preocupes.

En el siguiente tema, te presentaremos cursos enfocados a la gestión empresarial para que aprendas a utilizar 5W2H y otras herramientas.

¿Cuál es el origen de la herramienta 5W2H?#

Aunque el modelo 5W2H es ampliamente aplicado y también estudiado, no se sabe a ciencia cierta quién creó esta herramienta.

Sin embargo, podemos decir que tuvo sus orígenes en Japón, y muchos señalan que esta herramienta tiene una fuerte conexión con el modelo toyotismo.

Este modelo mostró un aumento de la productividad y permitió a Toyota evitar el desperdicio de bienes materiales, como se observaba en el fordismo.

Los informes dicen que los empleados comenzaron a aplicar la herramienta 5W2H para mejorar la cadena de producción y minimizar errores, encontrando una forma ágil de producir automóviles.

¿Qué importancia tiene utilizar la metodología 5W2H?#

Cuando se aplica bien a un proyecto, la herramienta se convierte en un facilitador, ya que le permite a usted y a su equipo tener mayor visibilidad sobre el proyecto o plan de acción.

De esta manera, tus objetivos o problemas podrán entenderse desde el punto de vista de diferentes personas.

Hay una mejora en la comunicación entre los involucrados en el proyecto, lo que permite que todos encuentren estrategias y soluciones para lograr los objetivos, y en consecuencia la toma de decisiones puede volverse más asertiva.

En general, incorporar la herramienta 5W2H a la cultura organizacional de tu empresa puede traer beneficios a largo plazo.

Beneficios de la metodología 5W2H#

Como mencionamos en el tema anterior, utilizar la herramienta 5W2H puede traer beneficios a tu empresa a largo plazo, y si tienes curiosidad por saber cuáles son estos beneficios, te los presentamos a continuación.

Aplicabilidad en diferentes escenarios#

La herramienta 5W2H puede aplicarse en multitud de escenarios, y también en diferentes equipos o equipos, lo que hace que el uso de esta herramienta sea prácticamente universal.

Además, es una herramienta que permite la reinvención, por lo que podrás adaptarla a la situación que consideres necesaria.

No importa si desea desarrollar un plan de acción o resolver un problema en su equipo de marketing, su equipo de servicio o el equipo de ventas.

Funcionará de la misma manera, permitiendo a sus equipos optimizar el desarrollo de estrategias.

Mantiene a su equipo alineado#

Con esta herramienta los equipos pueden mantener la autogestión, ya que funciona como una lista de verificación para que cada miembro sepa cuál es su aporte de manera efectiva en la ejecución de su plan de acción.

De esta forma, aporta claridad, dirección y agilidad a los equipos involucrados en este proceso.

Tiene un bajo costo de aplicación#

El coste de aplicar esta técnica es casi nulo, los gatos se involucrarán directamente con las estrategias que aplicarás para conseguir tus objetivos.

Para utilizar la herramienta 5W2H, no se requiere software, equipo ni ninguna otra inversión.

De esta forma, es posible reproducirlo tantas veces como sea necesario, además de la posibilidad de aplicarlo en diferentes sectores, como ya se ha comentado.

También actúa como reductor de costos, ya que te permite ser más asertivo en tus estrategias, y por lo tanto puedes eliminar los costos que surgirían de intentos fallidos en tu planificación estratégica y operativa.

Puede combinar con otras herramientas#

Aunque el uso de la herramienta 5W2H es bastante amplio, existen otras herramientas disponibles en el mercado, como ya hemos mencionado e incluso presentado en los cursos anteriores.

Si aprende a combinar las herramientas adecuadas y alinearlas con su objetivo, es muy probable que una herramienta mejore el uso de la otra.

Puedes combinarlo con herramientas de análisis de calidad como el diagrama de Ishikawa, o incluso herramientas más aplicadas al marketing y al área administrativa.

Aprende cómo hacer tu plan de acción con 5W2H#

Para que puedas desarrollar tu plan de acción 5W2H, hemos elaborado una guía paso a paso de todos los pasos fundamentales para que puedas prepararlo estratégicamente.

Define tu objetivo#

El primer paso, antes de empezar a utilizar la herramienta y aplicarla a tu negocio, es definir tu objetivo o el problema que pretendes solucionar con ella.

Haz una valoración de tu emprendimiento y, si es posible, crea una lista que te permita ver cuáles son tus prioridades.

Puedes utilizar herramientas que te ayuden a definir un objetivo, o puedes utilizar tu propio método para hacerlo.

Recuerda que esto no es necesario hacerlo individualmente y puedes hablar con los equipos de cada sector para identificar qué se debe priorizar.

Y las reuniones deberían tener lugar en diferentes etapas de la planificación 5W2H.

Elija una herramienta para construir su plan de acción 5W2H#

No es necesario utilizar herramientas complejas, puedes montar tu 5W2H con solo un bolígrafo y una pizarra.

También puedes utilizar una hoja de papel, hojas de cálculo, como Google Docs o Excel, pero si necesitas algo más elaborado, también puedes utilizar programas de edición con funciones más robustas, como Canva.

Canva le permite crear creaciones más profesionales para presentarlas a su equipo o superiores.

Y la ventaja de usar Canva es que puedes compartir el archivo para que pueda ser editado junto con tu equipo, facilitándoles tener acceso y definir cuál es el siguiente paso.

Crea tu plan de acción 5W2H#

Con todo definido, ahora responderemos aquellas preguntas que presentamos en el primer tema y están representadas por las siglas 5W2H.

Así que mira el guión que preparamos y ellos te guiarán a la hora de responder las preguntas:

• What (¿Qué?): ¿Qué se hará y cuál es el objetivo de su proyecto? Aquí has ​​detallado qué problema hay que resolver o qué objetivo quieres conseguir. Recuerde ser claro y establecer una meta que sea realista y tangible.
• Why (¿Por qué?): En esta etapa especificarás con argumentos sólidos por qué quieres llegar al bosque o solucionar ese problema, e identificarás por qué vale la pena invertir en una solución al problema u objetivo presentado.
• Where (¿Dónde?): ¿El lugar donde se realizarán las acciones, de qué lugar se trata o a qué sector aborda el problema u objetivo? Sea lo más detallado posible para que sea más fácil de entender y comprender para todos.
• When (¿Cuando?): El cuándo es donde informarás cuándo se descubrió el problema y cuál es el plazo para su resolución o consecución del objetivo determinado. Es un cronograma de entrega para su proyecto.
• Who (¿Quién?): En esta etapa designarás a los responsables del proyecto, desde los coordinadores hasta los responsables de ejecutarlo, y determinarás de qué actividades será responsable cada persona involucrada.
• How (¿Como?): Aquí determinarás los pasos, etapas y actividades que se deben realizar para que tú y tu equipo puedan lograr el objetivo. En esta etapa también es importante ser detallado y puedes utilizar herramientas como un diagrama de flujo para que cada paso sea más fácil de visualizar.
• How much (¿Cuánto cuesta?): En este tema deberás llenar qué inversión será necesaria para que el proyecto sea ejecutado y finalizado. Del gasto en equipos, mano de obra y otros materiales.

Supervise su plan de acción 5W2H#

Es importante que después de construir su proyecto 5W2H lo mantenga bajo reevaluación constante.

Es posible que usted y su equipo encuentren problemas que requieran cambios en lo que ya estaba definido.

Por eso es importante mantenerlo siempre actualizado, mantener reuniones con todos los miembros involucrados para no perjudicar el desarrollo del proyecto y permitir que todos se mantengan informados sobre los cambios.

Esté abierto a recibir comentarios#

No importa cuánto estés a cargo de un proyecto, recuerda que siempre es bueno escuchar y tomar en consideración lo que los miembros de tu equipo tienen que decir.

Escuche a personas más experimentadas y brinde a los más jóvenes la oportunidad de expresar sus ideas y compartir sus opiniones.

Hacer que el proceso sea más dinámico donde todos sepan que pueden tomar la iniciativa.

5W2H ejemplos#

Ahora que tienes una guía paso a paso sobre cómo preparar tu plan, te presentaremos un ejemplo práctico que se puede aplicar a una empresa.

Ejemplo 1#

Objetivo: Mejorar el servicio al cliente de la empresa.

• What: Capacite al equipo de atención al cliente de JivoChat
• Why: Mejorar los indicadores de satisfacción y aumentar los índices de fidelización de los clientes.
• When: En la segunda mitad del año 2024
• Who: Jefe de equipo
• Where: A través de la plataforma Google Meet
• How: Ofreciendo cursos de capacitación de un semestre para el equipo de atención al cliente.
• How much: $4 mil

Ejemplo 2#

Invertir en las relaciones con el público a través de campañas de marketing

• What: Realización de campañas de marketing con enfoque en la relación con el público.
• Why: Mejorar la imagen de la empresa y fidelizar a más clientes
• When: De enero a febrero
• Who: Equipo de marketing
• Where: Departamento de marketing
• How: Contratación de agencias de marketing digital para apoyar al equipo de marketing durante la preparación de campañas.
• How much: $ 10 mil

Ejemplo 3#

Mejorar la gestión de inventarios de la empresa

• What: Realizar controles de nuevo stock para comprobar cuáles son los principales productos
• Why: Consiga una mejor rentabilidad, evite adquirir productos que no estén agotados.
• When: noviembre a diciembre
• Who: Equipo de gestión y almacenamiento
• Where: En stock de productos de la empresa
• How: Utilice la curva ABC para comprobar la demanda del producto
• How much: No hay costos implicados

Utilice 5W2H y otras herramientas de gestión#

Ahora que ya sabes cómo aplicar el modelo 5W2H y que es compatible con otras herramientas disponibles, sólo tienes que aprender a utilizarlas y hacer que tus proyectos dentro de la empresa sean cada vez más eficientes.

No olvides mantenerte actualizado y buscar conocimientos en cursos, conferencias y documentales sobre gestión estratégica y empresarial.

¡Feliz estudio!