Comunicación Interna: qué es, cómo hacerla y qué herramientas

La comunicación interna es un tema que puede parecer obvio para los emprendedores. Sin embargo, lo cierto es que muchas empresas todavía tienen dificultades para asegurar un excelente nivel de acceso a la información y comunicación entre equipos, sectores y sus empleados.

Mantener una buena comunicación interna marca la diferencia en el desempeño de los equipos y de la empresa en su conjunto. Para ayudarte a comprender todo lo que necesitas saber sobre el tema y encontrar herramientas que pueden mejorar el desempeño de tu empresa, consulta nuestro artículo. 

¿Qué es la comunicación interna?#

El concepto de comunicación interna no es difícil de entender: se refiere a toda comunicación entre agentes internos de una corporación, ya sea entre equipos, sectores, individuos o incluso entre dos o más divisiones de una misma entidad (empresa), abarcando todos los medios disponibles.

Con eso en mente, no solo estamos hablando de cómo los empleados se hablan entre sí, sino también de la estructura de comunicación interna de tu empresa.

También llamada comunicación empresarial, este es un aspecto que puede impactar a las empresas en diferentes niveles, desde las relaciones interpersonales hasta los resultados alcanzados y las posibilidades de éxito de las acciones y estrategias internas y externas.

Por eso, es importante asegurarte de que exista una excelente comunicación en tu negocio, a través de canales bien estructurados y que optimicen el acceso a la información.

El impacto de la comunicación interna en tus resultados#

Ahora que sabes exactamente qué es la comunicación interna y su alcance, podemos presentar su impacto en las empresas y cómo puede afectar positivamente a tus resultados si se hace bien.

Ayuda a que todos se sientan como iguales#

Uno de los mayores beneficios de mantener una excelente comunicación con tu equipo y todos los departamentos involucrados en ciertos proyectos y acciones es asegurarte de que todos estén al tanto del progreso y el estado del trabajo realizado.

Centrarte en la comunicación ayuda a los empleados a desarrollar relaciones con otros miembros de tus equipos y con la empresa en tu conjunto, lo que ayuda a reducir la distancia entre departamentos y hace que todos entiendan realmente cómo están juntos.

Ayuda a optimizar el sentido del trabajo en equipo#

Uno de los principales objetivos de la comunicación interna es promover el compromiso entre los empleados, con el fin de potenciar el sentido de trabajo en equipo y, a partir de ahí, potenciar la colaboración para lograr los resultados deseados.

Esto hace que cada empleado se dé cuenta de cómo su propio trabajo afecta el desempeño del resto del equipo y de la empresa en su conjunto, lo que lo lleva a querer desempeñar su función de la mejor manera posible para no frenar al resto del equipo.

Mejora el acceso a la información#

Independientemente de la cantidad de equipos, departamentos y divisiones que tenga tu negocio, asegurarte de que las personas que usan la información tengan fácil acceso a ella es un principio muy importante.

Por ejemplo, tu equipo de marketing digital, atención al cliente y ventas deben poder acceder a información como los datos del cliente e incluso el historial de atención al cliente. Esto se debe a que esta información puede ser relevante para mejorar el uso de técnicas para el equipo de ventas, segmentar una base de clientes potenciales para estrategias de marketing digital o para hacer posible la continuidad del servicio al cliente.

Facilita la entrada de nuevos empleados#

La cultura de la mala comunicación interna entre los empleados y los sectores puede propagarse fácilmente a los nuevos empleados si no se aborda. Esto resulta en un entorno de trabajo menos productivo o atractivo para los profesionales altamente calificados.

Poder intercambiar información con otros empleados y departamentos libremente e integrar nuevos empleados en este entorno es crucial para acortar el período de adaptación inicial que normalmente atraviesa cada contratista.

Diferentes canales de comunicación interna#

Puedes emplear diferentes canales para mejorar la interacción de los empleados y conectar sectores dentro de tu empresa. 

No existe una mejor forma de propagar la comunicación empresarial, todo dependerá de tus objetivos, el tamaño de la empresa, entre otras particularidades de tu realidad.

Los principales canales de comunicación interna utilizados en las empresas modernas son:

Correo electrónico corporativo#

El correo electrónico corporativo es uno de los canales más utilizados por prácticamente todo tipo de empresas. La ventaja de este canal es que tiene un buen nivel de seguridad de la información, si utilizas servidores de correo confiables, como el mismo Gmail (incluso si tienes un dominio personalizado). Además, permite que los mensajes sean fácilmente enviados de nuevo y compartidos entre otros colaboradores.

Red social corporativa#

Hoy en día, tener un grupo para chatear con tu equipo en aplicaciones como WhatsApp ya no es realmente nuevo para los negocios. Sin embargo, el problema de trabajar con este tipo de enfoque es que estas aplicaciones a menudo no tienen un alto nivel de seguridad.

WhatsApp, por ejemplo, es capaz de almacenar la comunicación en archivos presentes en los dispositivos de cada empleado de un grupo, abriendo brechas para que se pueda filtrar información crítica sobre tu negocio y perjudicarlo.

Herramientas y sistemas de comunicación#

El uso de software y sistemas de comunicación interna también es muy común. A diferencia de las redes sociales, estas plataformas suelen ser más robustas y seguras, ofreciendo funcionalidades diseñadas para optimizar el rendimiento de tu equipo y facilitar el acceso a la información a través de controles de permisos, etc.

También presentamos en este artículo las mejores herramientas para la comunicación interna. ¡Sigue leyendo y asegúrate de comprobarlo!

Intranet#

Intranet es una red informática privada, generalmente configurada y administrada por el sector de infraestructura de TI de las grandes organizaciones.

Aquí, todo el acceso a la información se controla desde niveles de permisos, cuentas y contraseñas para uso exclusivo de los empleados de la empresa, a menudo incluso disponibles solo en computadoras y dispositivos dedicados a la realización del trabajo.

Esta es otra excelente manera de fortalecer la seguridad de la información en tu empresa, pero generalmente requiere una estructura más robusta y un equipo dedicado a mantener y administrar las cuentas y el acceso a la Intranet.

Boletines, periódicos y murales#

Cuando la intención es compartir nueva información y hacer anuncios para la empresa en tu conjunto o para un equipo específico, el uso de boletines electrónicos, periódicos y tablones de anuncios no es raro.

La ventaja es que todos los empleados pueden acceder fácilmente a este tipo de canal, tanto a través de medios digitales como dentro de la estructura de tu empresa.

Herramientas para la comunicación interna#

Para que no te vayas del artículo sin conocer las mejores herramientas para hablar con tu equipo, consulta una lista de las mejores soluciones disponibles en el mercado:

1. JivoChat#

Probablemente ya estés familiarizado con JivoChat como herramienta de chat en línea, telefonía VoIP y soluciones integradas de atención al cliente.

Lo que quizás aún no sepas es que JivoChat no solo es capaz de optimizar tu comunicación con los clientes, sino que también ofrece una función diseñada para la comunicación interna a través de la misma herramienta.

Con JivoTeams, puedes crear grupos, configurar departamentos o chatear uno a uno con cada colaborador dentro de la aplicación. Como es parte de la misma herramienta estándar que JivoChat, también podrás disfrutar de JivoTeams en tus dispositivos móviles.

De esa manera, solo necesitas una única herramienta para manejar toda la comunicación en tu empresa, tanto interna como externa, y también puedes asegurarte de que todos los datos compartidos estén realmente seguros.

2. Basecamp#

Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos que tiene un chat de equipo integrado en su plataforma web y aplicaciones móviles.

En él puedes compartir, crear diferentes grupos de conversaciones o enviar mensajes directos a cada colaborador en ventanas de chat individuales.

La herramienta también tiene soluciones para crear y monitorear tareas, además de permitir la transferencia de archivos.

3. Google Hangouts#

Hangouts es una excelente herramienta de comunicación integrada con otras soluciones de G-Suite como Gmail, Google Calendar, Google Drive, etc.

Puedes chatear con los miembros de tu equipo mediante mensajes de texto o llamadas de voz con o sin video, lo que convierte a Hangouts en una buena opción para quienes necesitan realizar videoconferencias y reuniones de forma remota.

4. Slack#

Probablemente hayas oído hablar de Slack, una herramienta de comunicación interna muy popular entre otras alternativas.

Básicamente, te permite crear un servidor con múltiples canales para separar departamentos, equipos y chatear con otros colaboradores.

Además, también es posible crear conversaciones individuales y aprovechar las integraciones con otras herramientas de gestión de proyectos.

5. Zoom#

Finalmente, Zoom es una solución de comunicación empresarial cuyo principal diferencial son sus funciones para videoconferencias y webconferencias. Es posible realizar llamadas de voz y videollamadas hasta a 100 empleados en el plan gratuito, con un límite de duración de 40 minutos.

Se puede acceder a la aplicación rápidamente desde cualquier dispositivo, lo que facilita que los empleados se unan a una llamada sin tener que dedicar tiempo a configurarla.

Con estas sugerencias de herramientas, ya no tendrás problemas para incorporar a los miembros de tu equipo y mantenerte en contacto con todos.

Consejos para mejorar la comunicación interna#

Si ya utilizas algún sistema o canal para comunicarte con tu equipo, pero crees que no estás consiguiendo los resultados esperados y que hay margen de mejora en este aspecto de tu negocio, aprovecha los siguientes consejos.

Sé amable y sabe escuchar#

Puede parecer una obviedad, pero el primer paso para fortalecer las relaciones interpersonales con los empleados y colaboradores es adoptar una actitud amistosa y tratar a todos con cordialidad, brindándoles espacio para conversar.

Si la utilizas todo el equipo, esta técnica da como resultado un entorno en el que los empleados perciben que hay apertura a la comunicación y que los demás miembros del equipo son accesibles.

Elogios por una comunicación clara#

Es importante evitar el cotilleo y la difusión de rumores generados por el ruido en la comunicación interna. Por lo tanto, es importante presentar la información de manera comprensible para todos los que tendrán acceso a ella.

La información mal transmitida puede causar problemas innecesarios e incluso aumentar sus posibilidades de volver a trabajar en proyectos complejos.

Además, como lo demuestra una encuesta realizada por Forbes, otros problemas que genera una mala comunicación son: pérdida de credibilidad, caída de la productividad e innovación y falta de enfoque.

Involucra a los miembros cuando sea necesario#

Al desarrollar una buena cultura corporativa en materia de comunicación, se logra generar un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan invitados a participar en conversaciones y discusiones sobre temas clave.

Involucrar la opinión y el punto de vista de más personas al tomar decisiones o desarrollar nuevos proyectos puede ayudarte a descubrir fallas o generar ideas que no considerarías si estuvieras trabajando solo.

Crea una cultura de feedback#

Desarrolla una cultura de comunicación interna en la que los empleados puedan criticar y retroalimentar estrategias, propuestas y acciones, sin ser penalizados o reprimidos por hacerlo.

Además del feedback, asegúrate de que todos la devolución y la comprensión de los mensajes o avisos, de modo que puedas verificar quién no está dando seguimiento a los asuntos que son relevantes y cruciales para tus operaciones y proyectos.

Establece un canal oficial de avisos#

Finalmente, asegúrese de determinar qué canal de comunicación se utilizará para transmitir anuncios oficiales a otros empleados, ya sea dentro de departamentos, equipos de proyectos o involucrando a la empresa en su conjunto.

Debe haber un lugar claro y de fácil acceso para que todos los involucrados se mantengan actualizados.

¿Listo para mejorar la comunicación interna?#

Esperamos que este contenido haya cubierto toda la información que necesitabas para mejorar las relaciones interpersonales entre los empleados y comenzar a construir una cultura positiva en tu negocio, que implica compartir información y abrir conversaciones entre equipos, sectores e individuos.

No lo olvides, utilizar una herramienta que facilite todo este trabajo marca la diferencia, además de ayudarte a centralizar la información a través de canales organizados.

Para eso, te recomendamos que prueba JivoTeams de JivoChat con tu equipo y ve lo fácil que es mantenerte en contacto con todos.