9 herramientas profesionales de gestión de proyectos

En los últimos años, los sistemas de gestión de proyectos han evolucionado cada vez más, eliminando la necesidad de acumular papel, utilizar pizarras y varias otras herramientas físicas que eran muy comunes en el entorno corporativo.

Actualmente, dentro del mercado laboral, tenemos acceso a una amplia variedad de soluciones, sistemas en línea, software de gestión y diversas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a su empresa a organizar y dividir tareas de manera más eficiente.

Con el crecimiento del home office, estas plataformas se han vuelto cada vez más populares, permitiéndote monitorear y organizar a todo tu equipo y los plazos de entrega a través de estas herramientas, sin necesidad de estar en la oficina.

¿Qué es la gestión de proyectos?#

La gestión de proyectos es básicamente un conjunto de técnicas que se utilizan con el objetivo de planificar, organizar y ejecutar proyectos, trabajos o servicios dentro de un equipo o empresa.

Además, estas técnicas ayudan a tener una buena organización y detalle de los distintos recursos que se utilizarán, como los financieros, humanos y materiales. Para una gestión eficiente de proyectos, también necesitamos analizar los riesgos y monitorearlos.

Otra cosa importante es mantener un buen control de todo. Actualmente, la mayoría de herramientas de gestión de proyectos proporcionan plataformas online completas, donde es posible llevar a cabo todos los pasos mencionados anteriormente.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos?#

Invertir en buenas técnicas de gestión puede traer numerosos beneficios a su empresa y a su equipo, ya sea para las tareas del día a día o para proyectos a largo plazo.

Dos cosas extremadamente importantes que proporcionará una buena gestión de proyectos son una reducción considerable de costes y una mayor optimización del tiempo de tu equipo. Las plataformas permiten distribuir tareas y organizar flujos de trabajo de forma más rápida y utilizando mucho menos material.

Debido a que son extremadamente fáciles de usar e intuitivos, estos sistemas de gestión de proyectos garantizan un mayor compromiso de su equipo, lo que resulta en una comunicación clara y un control de riesgos más preciso.

Sistemas de gestión de proyectos

A continuación, hemos separado para ti varias herramientas de gestión de proyectos que tienen como principal objetivo brindarte todos los beneficios que mencionamos, échales un vistazo:.

1. JivoChat#

JivoChat es mucho más que una herramienta de chat en línea, te permite comunicarte mejor con tus clientes, cuenta con varias herramientas e integraciones con programas CRM y CMS, así como integración con soluciones de email marketing y Google Analytics.

Además, la aplicación JivoChat te permite centralizar tu información y la información de correo electrónico de tu empresa en un solo HUB. Recibirás correos electrónicos y consultas de chat en una única bandeja de entrada, donde tus operadores podrán verlos y responderlos.

La aplicación JivoChat te permite delegar tareas a tus operadores, además de la posibilidad de monitorear todo el proceso del embudo de ventas, brindándote una forma de visualizar resultados y predecir obstáculos.

Reflejos:

• Carga de trabajo distribuida uniformemente, delegándose a los operadores;
• Chat seguro para tu equipo, con un completo sistema de mensajería para reducir el ruido de comunicación en tu empresa;
• Permite administrar permisos de acceso, delegando roles según sea necesario y revocando el acceso si es necesario;
• Permite a su cliente chatear con un miembro del equipo por teléfono en menos de 30 segundos;
• Informe detallado de quién llama, cuántas veces accedió al sitio, cómo lo encontró, tiempo en línea, etc.
• Soluciones como Chatbots, soluciones CRM y CMS, herramientas de email marketing y Google Analytics.

La solución JivoChat tiene una versión básica completamente gratuita, la cual está disponible para hasta 5 operadores y ofrece varios beneficios que se pueden ver en el sitio web, uno de ellos es el CRM integrado y soporte 24 horas.

Si quieres probar la versión Profesional de nuestra herramienta de gestión de proyectos, dispone de una prueba gratuita de 14 días, que te da acceso a todos los beneficios y te permite decidir si se ajusta a tus necesidades. Un diferenciador es la integración de JivoChat con su Chatbot, monitoreo del sitio web en tiempo real y CRM integrado para administrar tareas y oportunidades.

2. Asana#

Asana es una plataforma muy popular en el mercado laboral y varias empresas ya utilizan la herramienta de gestión de proyectos online a diario. Una de las cosas más interesantes de Asana es la posibilidad de asignar tareas a tu equipo con solo unos clics e incluso obtener estadísticas sobre el progreso del proyecto que se está desarrollando.

Además, la herramienta de gestión de proyectos cuenta con una línea de tiempo de todo el cronograma del proyecto, mostrando el progreso de cada actividad, permitiendo al usuario ver cada día y cómo ha contribuido cada participante.

Reflejos:

• Archivar y realizar seguimiento de informes de errores y de Sprint;
• Todos los comentarios sobre sus productos en un único panel dedicado al producto;
• Herramienta para planificar, gestionar calendarios, contenidos, campañas, etc.;
• Seguimiento de prospección de ventas, cuentas de clientes y nuevas cuentas;
• Capacidad para gestionar candidatos y procesos de entrevistas.

Asana ofrece a su audiencia un paquete básico, que permite crear un HUB de gestión de proyectos para hasta 15 personas, con algunos accesos y recursos limitados. Para conocer más funciones, consulte nuestros planes Premium, Business o Enterprise, que pueden adaptarse específicamente a su negocio.

3. Slack#

Con la plataforma Slack, además de las capacidades de gestión de proyectos, tu empresa podrá centralizar y crear un ecosistema para toda la comunicación, acercando sectores, reduciendo costes y ruido en la comunicación interna.

Con él, también tendrás acceso a un chat con todos los empleados, así como una integración completa con herramientas de almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive.

Reflejos:

• Cuenta con canales para mantener la organización, enfocar y dividir temas, conversaciones y archivos en espacios centrales;
• Slack Connect, que permite la colaboración con equipos de otras empresas;
• Llamadas de voz y video disponibles para reuniones en línea;
• Creador de flujo de trabajo, para automatizar acciones rutinarias y ciertas comunicaciones;
• Tiene una alternativa para empresas grandes y complejas llamada Enterprise Grid;
• Protección de datos, cumpliendo requisitos regulatorios como FINRA, HIPAA y FedRAMP.

Slack tiene una opción de prueba gratuita que, con un simple registro, permite crear un espacio de trabajo, eso sí, con un límite de 10 mil mensajes e integración con hasta otras 10 plataformas.

Dentro de los planes de pago, tenemos varias opciones que se pueden consultar en las webs, pero que te proporcionan mensajes ilimitados, acceso a la función SlackConnect, integración ilimitada con otras herramientas, creador de flujos de trabajo, así como seguridad adicional y protección de datos.

4. Trello#

Cuando hablamos de gestión de proyectos, la plataforma online Trello es sin duda un referente y una de las más utilizadas. Se basan en la metodología Kanban, mostrando todos los procesos y flujos de trabajo de ese proyecto con sencillez y claridad.

Trello es una herramienta de gestión de proyectos de API abierta, que permite a los desarrolladores de software crear conexiones e integraciones con otras plataformas y otros programas para mejorar la experiencia.

Además, con este sistema de gestión de proyectos, podrás realizar el seguimiento y definir métricas, cronogramas, listas de verificación y mucho más.

Reflejos:

• Línea de tiempo para visualización de proyectos, con calendario y tablero completo;
• Tarjetas interactivas que permiten administrar plazos, proporcionar retroalimentación, asignar tareas y más;
• Lenguaje de comandos automatizado, que le permite crear botones personalizados y mover listas automáticamente;
• Integración con aplicaciones como Confluence, Slack, Dropbox, Google Drive, Evernote.
• Trello ofrece a sus usuarios soluciones empresariales que van desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Su plan gratuito ofrece tarjetas ilimitadas, miembros ilimitados, hasta 10 tableros para proyectos y una serie de otros beneficios.
• El próximo plan es para empresas medianas, ofreciendo acceso a calendarios, líneas de tiempo, paneles de control, así como 1.000 comandos automatizados como un diferenciador importante.
• Para las grandes empresas, ofrecen el contacto con el equipo comercial donde es posible personalizar la oferta.

5. Microsoft Project#

Microsoft lanzó la primera versión de esta herramienta de gestión de proyectos en 1985. Su funcionamiento es muy similar a Excel, especialmente en términos de diseño.

Tiene planes de pago y gratuitos, que varían mucho dependiendo de tus necesidades dentro de la empresa. Para organizar tu agenda, Microsoft Project utiliza el diagrama de Gantt, además de permitirte asignar tareas a los participantes. Un excelente software de gestión de proyectos.

Reflejos:

• Permite la creación de flujos automatizados, guiando e instruyendo a los miembros del equipo;
• Cree paneles interactivos para visualizar el estado general de sus proyectos;
• Construido sobre una de las plataformas más confiables en el mundo corporativo, Azure.
• Con Microsoft Project tenemos tres planes disponibles, siendo el primero una opción más asequible que solo te da acceso a la herramienta en línea en el navegador.
• Los planes con mayor inversión te permiten descargar el cliente a tu computadora, lo cual es una solución más eficiente para empresas más grandes que necesitan una mejor infraestructura.

6. JIRA#

Con esta aplicación enfocada a la gestión de proyectos, es posible dividir cada proyecto por áreas de la empresa, eligiendo entre dos de las metodologías más famosas del mercado, SCRUM o Kanban.

Su funcionamiento es totalmente en la nube, con planes de pago y freemium, y puede solucionar cuestiones organizativas tanto de los procesos del día a día como de la gestión de proyectos más complejos.

Podrás crear planes muy flexibles, medir el tiempo de ejecución de cada una de las tareas designadas, integrarte con algunas plataformas online, además de la posibilidad de incluir ciertos plugins y reportes.

Reflejos:

• Paneles de control de salud de sprint para que puedas monitorear cómo van las cosas en ese ciclo;
• Una gran diferencia es el marketplace que permite el uso de Add-ons para la personalización;
• Varias opciones de informes como Burndown, Burnup, Velocity Char, Diagram Flow Cycle Time, etc;
• Flexibilidad para configurar procesos, reportes según framework (kanban y scrum).

Los planes de Jira están disponibles en dos modelos: Estándar, que es gratuito y ofrece algunos beneficios más limitados, y Premium, que le brinda acceso a todas las funciones, almacenamiento ilimitado y soporte las 24 horas.

7. Podio#

Podio es para empresas que buscan una herramienta de gestión de proyectos que organice plazos, archivos, informes y todas las tareas de las diferentes áreas de su empresa en un solo lugar.

Dentro de la plataforma podrás filtrar tus búsquedas por categorías, como área, colaboradores o incluso proyectos. Podio también proporciona al usuario una forma de almacenar el historial de proyectos pasados.

Reflejos:

• Fácil administración que le permite controlar quién tiene acceso a los espacios de trabajo con solo unos pocos clics;
• Comunicación diferencial, y te permitirá invitar a tus freelancers, socios y clientes a la plataforma, de forma gratuita, eliminando el uso de correos electrónicos y compartición de archivos;
• Desarrollar procesos para acomodar cada etapa única del proyecto paso a paso, asegurando la eficiencia y eficacia de su equipo.

Además, ofrece cuatro opciones de solución diferentes para el usuario, con diferentes propuestas y valores de inversión. Aquí, el usuario tiene acceso a un producto gratuito, que garantiza el acceso para 5 empleados y otras tres opciones: Básico, Plus y Premium.

8. GanttProject#

Con un diseño ligeramente diferente al resto, Gantt es una herramienta de gestión de proyectos totalmente gratuita y de código abierto, que permite al usuario o empresa realizar adaptaciones según sus necesidades y demandas para dar respuesta a un proyecto específico.

A pesar de ser un software que necesita descargarse en su máquina y no tiene integración con la nube, es capaz de convertir todos los resultados obtenidos dentro de él en archivos PDF y HTML que pueden ser compartidos. Tiene compatibilidad total con Linux, Windows y MacOS.

Reflejos:

• Permite exportar documentos desde Microsoft Project, Excell, CSV y permite transformar informes en PDF y PNG;
• Transformar informes desde la plataforma en archivos PDF y HTML para ser exportados a otras herramientas;
• Interfaz sencilla con un desglose de tareas en un menú a la izquierda y un diagrama de Gantt a la derecha.

El sistema de facturación de esta herramienta de gestión de proyectos funciona de la siguiente manera: Es completamente gratuito, con todas las funciones disponibles sin coste, sin embargo, si te gusta el programa, existe la opción de pagar la descarga para ayudar a los desarrolladores.

9. Wrike#

Si su empresa cuenta con un equipo que crea y desarrolla software o plataformas en general, considere instalar el software de gestión de proyectos, Wrike. Con él, todos los participantes podrán comunicarse a través de menciones dentro del propio ecosistema del programa.

Dentro del programa podemos editar archivos y gestionar todo lo que se introduce en él, tenemos tablas de objetivos y tareas realizadas, flujos de trabajo y muchas cosas más. Una herramienta de gestión de proyectos muy completa, que dispone de opciones de pago y gratuitas.

Reflejos:

• Personalización exclusiva que se adapta a su organización y sus necesidades;
• Paneles de control y flujos de trabajo personalizados para equipos específicos con automatización de procesos;
• Elimina la necesidad de correos electrónicos y reuniones, ya que tiene interactividad en tiempo real a través de chat y comentarios;
• Previsión de posibles obstáculos que puedan encontrarse más adelante;
• Integración completa con herramientas como Google, Adobe Creative Cloud, Box, GitHub, etc.

Para pruebas y empresas más pequeñas, la herramienta de gestión de proyectos de Wrike tiene un plan gratuito que puede ayudarlo a comprender y probar la plataforma. Si necesita más funciones o una solución más personalizada, tienen otros planes que ofrecen más funcionalidades.

¿Has aprendido todo sobre la gestión de proyectos?#

Nós da JivoChat, esperamos que com o nosso artigo, você tenha encontrado a melhor ferramenta de gestão de projetos disponível no mercado. Lembre-se, algumas das opções possuem mais recursos disponíveis dependendo da assinatura.