Flujograma: ¿Qué es y cómo usarlo? [+6 herramientas]

El flujograma o también conocido como diagrama de flujo es una herramienta que se puede utilizar en el ámbito profesional para optimizar la gestión de un negocio y en la vida personal para documentar, estudiar o realizar planificaciones.

También permite al lector tener una proyección visual de cada etapa de su proyecto a través de símbolos indicativos que crean una apariencia gráfica.

Dicho esto, si quieres conocer más sobre esta herramienta y cómo puede ayudarte a ofrecer procesos más eficientes para tus empleados, sigue leyendo nuestro artículo.

¿Qué es un flujograma?#

El flujograma es una herramienta que permite la visualización gráfica de diferentes etapas de un proceso y este es el punto clave en el uso de esta herramienta, tener la visibilidad de un proceso a nivel global para poder evaluarlo.

En un diagrama de flujo cada paso de un proyecto o proceso está representado por símbolos y formas geométricas que tienen su propio significado y descripciones.

Estos símbolos son una parte importante de la estructura de un flujograma, ya que representan los materiales, servicios, pasos y recursos involucrados.

Por lo general, los símbolos están vinculados por flechas que indicarán en qué dirección se debe realizar la lectura, es decir, apuntan en la dirección del flujo de actividades.

Además de la mejor visibilidad de un proceso, otra ventaja de usar el flujograma es que se puede actualizar en cualquier momento y los miembros del equipo podrán comprender rápidamente el cambio.

Por ejemplo, si delegaste tareas y un equipo se dio cuenta de que necesitas agregar más tareas para mejorar el desarrollo de un proceso, solo inclúyelas a través de los archivos y su descripción dentro del flujograma.

De esta forma, tu equipo sabrá en qué parte del proceso y qué tarea realizar sin necesidad de mayores detalles, y esto es lo que permite que la herramienta sea tan popular en sus más diversos usos.

Además del diagrama de flujo, existen otras herramientas que se pueden utilizar para mejorar el desempeño de los procesos dentro de tu empresa.

¿Cuándo es necesario utilizar un flujograma?#

En el ámbito profesional, el flujograma se utiliza cuando se quiere lograr mayor eficiencia para desarrollar un estándar para la realización de tareas. Puede aplicarse tanto a un proyecto específico como en tareas cotidianas.

Al utilizar el flujograma les aclaras a los miembros de tu equipo qué tareas, pasos o procesos deben cumplir de forma individual o grupal.

Es una forma de establecer una comunicación clara con el empleado. Estas son otras situaciones en las que es posible utilizar el flujograma:

• Para mostrar relación y responsabilidad entre las actividades involucradas,
• Para guiar a tu equipo sobre cuáles caminos debe tomar un proceso,
• Quieres identificar cuáles son los cuellos de botella presentes en un proceso o en la ejecución de un proyecto,
• Buscas minimizar los costos y reducir el tiempo que tarda un proyecto en completarse.

Conoce los principales símbolos de un flujograma#

Ahora que ya sabes que es un flujograma, es momento de conocer los principales elementos gráficos que forman parte de él.

Hay más elementos de los que vamos a presentar aquí, pero ten en cuenta que no es necesario que los uses todos ni los conozca todos.

Lo más importante al crear un diagrama de flujo es que tenga sentido para ti y para quien lo interprete. Por lo tanto, tu atención debe centrarse en el conocimiento de esos símbolos que serán de gran utilidad para simplificar los procesos de tu empresa.

Los símbolos más populares del flujograma son:

Tipos de flujograma#

El diagrama de flujo se puede dividir en clases, siendo el más utilizado en las empresas el flujograma de procesos.

Pero nada te impide usar las otras clases siempre que la función del mismo cumpla con tu objetivo.

Flujograma de bloques#

Es el más conocido y también el más simple. Probablemente hayas utilizado este tipo de flujograma en algún momento de tu vida para determinar el proceso de un producto o puedes haber tenido contacto con él a través de materiales informativos.

Está formado por una secuencia de bloques lineales, donde en cada bloque se representa una actividad por secuencia. Ten en cuenta que esta secuencia de bloques no implica la toma de decisiones.

También se puede considerar una lista de verificación gráfica y, por lo tanto, a menudo se utiliza cuando se ofrecen instrucciones de trabajo.

Diagrama de flujo simple#

Este tipo de diagrama de flujo permite una vista simplificada de un proceso de principio a fin en función de cada paso o tarea.

Aquí se incluyen algunos puntos de decisión en los que debes determinar cuál es la pregunta y qué caminos tomar en vista de las respuestas disponibles para esa pregunta, es una forma útil de hacer un estudio de mercado.

Un ejemplo de flujograma simple es el siguiente:

Diagrama de flujo funcional#

En este diagrama se muestra una secuencia de tareas y actividades que están separadas por las áreas en las que se desarrolla o también por las personas que realizarán cada tarea.

No se limita a una sola tarea, por lo que es posible identificar cuellos de botella dentro de un proceso completo.

Flujograma vertical#

El diagrama de flujo vertical también conocido como flujograma de proceso, es muy utilizado en procesos de mejora, ya que, permite visualizar las relaciones entre actividades, puntos de decisión, inspección, bucles y trabajos.

Aquí los símbolos están organizados en una columna vertical, van seguidos de una columna que describe cuáles son las acciones y a lo largo del diagrama se dibuja una línea que conectará estos puntos, dando al gráfico un sentido lógico.

¿Cómo hacer un flujograma en 4 pasos?#

Ya que estás al tanto sobre los tipos de flujograma y los principales símbolos que pueden integrarlo, te enseñamos como se hace un flujograma.

1. Elige la herramienta adecuada#

El primer paso para comenzar tu flujograma es definir qué herramienta utilizarás para crearlo.

Al contrario de lo que mucha gente piensa, no es necesario utilizar herramientas complejas, incluso se puede hacer a mano, aunque requiere un poco más de trabajo.

También puedes optar por utilizar algunas herramientas que ya incluyen los símbolos en su contenido y que hacen que tu diagrama sea más práctico. Hay una buena variedad de herramientas disponibles para desarrollar tu flujograma, algunas son:

• Papel y bolígrafo
• Pizarrones
• Herramientas del paquete de Office (Word y Powerpoint)
• Herramientas de diseño
• Herramientas propias

Ten en cuenta que, más importante que un buen dibujo es mantener el flujograma organizado para que tenga sentido para quienes lo utilizarán.

También puedes buscar tutoriales de YouTube que se adapten al flujograma que deseas aplicar, conseguirás ideas bastante útiles.

Herramientas de diseño#

La elección de la herramienta es muy personal y dependerá de los recursos disponibles en cada empresa.

1. Canva

Canva es una herramienta que facilita tu trabajo, ya que tiene algunas plantillas de flujograma listas, solo para editar.

También puedes crear el tuyo desde cero de forma personalizada. Al ser una herramienta de edición de recursos gráficos, puedes armar rápidamente tu diagrama de flujo en línea seleccionando los elementos que la plataforma pone a disposición.

Lo mejor de todo es que hace que parezca más profesional al presentarlo a tu equipo.

También puedes utilizarlo para crear otros elementos como cronogramas, plantillas y más.

Para utilizar Canva solo selecciona los elementos en el menú lateral y arrastra… ¡Así de fácil y práctico!

2. Vennage#

Venngage es una herramienta online de diseño que te permite crear fácilmente recursos visuales atractivos y fáciles de entender. Entre los miles de templates disponibles, están los diagramas de flujos, que podés usar para crear presentaciones, mejorar los procesos de onboarding y para apoyar el contenido de tus entrenamientos.

Con el creador de diagramas de flujo Venngage, es muy sencillo crear diagramas con la paleta de colores de tu marca, editar los templates con invitados y colaborar con múltiples equipos en tiempo real para que todos tus visuales te salgan profesionales.

Además, las plantillas de diagramas de flujo inteligentes de Venngage son totalmente personalizables y el proceso de editar es bastante sencillo. El editor de Venngage está hecho para que cualquier persona, diseñadores o no, lo pueda utilizar y disfrutar al máximo sus recursos, como la interfaz de arrastrar y soltar que facilita hacer ediciones y agregar textos, logotipos y elegir entre 40.000 íconos, fotos y ilustraciones gratuitas para que tu diseño sea memorable y se destaque.

3. Lucidchart#

Lucidchart es una plataforma basada en la web que permite a los usuarios colaborar para dibujar, editar y compartir gráficos y diagramas. El sitio web de la empresa afirma que el 99% de las empresas estadounidenses más grandes (Fortune 500) utilizan Lucidchart. Esto lo convierte en uno de los programas de diagramas de flujo más utilizados del mercado.

Lucidchart ofrece más de 750 plantillas y una biblioteca de formas de arrastrar y soltar, lo que facilita la creación de diagramas de flujo, organigramas, mapas mentales, prototipos, estructuras alámbricas y más. Como plataforma basada en la web, Lucidchart se puede usar con sistemas Mac, PC o Linux usando Chrome, Firefox y Safari. También ofrece acceso a aplicaciones iOS y Android.

4. Bizagi#

Uno de los mayores atractivos de Bizagi Modeler es que es gratuito. Sin embargo, las ventajas no se quedan ahí. La herramienta más conocida por los analistas de procesos lleva unos cuantos años en el mercado como solución gratuita.

La herramienta cuenta con recursos que ayudan a evitar el mal uso de algunos elementos, y cuenta con un verificador que ayuda a validar la integridad del proceso (reglas básicas de la notación BPMN).

Además de diseñar el flujo del proceso, es posible documentar elementos creando nuevos campos para complementar el modelo con información.

5. SmartDraw#

SmartDraw tiene una enorme biblioteca de más de 4500 plantillas en comparación con aproximadamente 750 que ofrece Lucidchart, incluidas opciones para escenas del crimen, paisajismo, planos de asientos e incluso reconstrucción de accidentes. Smartdraw también ofrece más de 34 000 símbolos únicos para casi cualquier uso imaginable.

Una de las características más poderosas de SmartDraw es su formateo inteligente. Los usuarios simplemente eligen una plantilla y el software conecta automáticamente y reorganiza las formas a medida que se mueven. Las formas se pueden dibujar con solo el teclado y se colocan automáticamente en la posición correcta y se conectan a otras formas. Esto permite una creación más rápida de diagramas y presentaciones visualmente más atractivos.

6. Gliffy#

Hacer diagramas de flujo y diagramas en Gliffy es rápido y fácil. Los usuarios simplemente eligen una plantilla y la arrastran sobre las formas que necesitan. Las formas encajan perfectamente en su lugar con una cuadrícula integrada que mantiene las presentaciones limpias y organizadas. Los usuarios pueden elegir entre una variedad de formas e íconos, o arrastrar y soltar gráficos personalizados desde su ordenador.

Gliffy también tiene integración nativa con el software Jira y Confluence para que los usuarios puedan crear diagramas de flujo y diagramas de red fácilmente sin salir de la aplicación. La plataforma también puede importar archivos Visio, exportar imágenes y SVG (archivos vectoriales) y guardar gráficos creados en Google Drive.

2. Determina el proceso#

Una vez definida la herramienta, llega el momento de realizar un mapeo completo del proceso que se quiere representar en el flujograma.

Una buena forma de empezar a definir es perfilar el proyecto que puede considerarse más problemático para tu empresa o los más complejos.

Algunas preguntas que pueden ayudarte a definir son:

• ¿Cuál es el proceso que los empleados encuentran más difícil?
• ¿Qué inicia este proceso?
• ¿Cuáles son los pasos de este proceso? Mapea cada paso de principio a fin, piensa en cada actividad en detalle y cómo se realiza.

Recuerda que es importante detallar el proceso como realmente se lleva a cabo dentro de tu empresa y no como debería, solo así podrás identificar qué puntos deben mejorarse.

Mira este ejemplo de servicio al cliente en línea:

• Cliente atendido por chatbot
• Busca el registro de cliente
• Consulta el historial de compras
• Verifica el último producto comprado
• Comprueba algún problema del cliente sin resolver
• Contacta al cliente

Considera que esto es solo un ejemplo resumido de un diagrama de flujo y no siempre será lineal, incluso puede ser más complejo e involucrar más tareas. Lo importante es dibujarlo tal como realmente ocurre.

3. Construye tu flujograma#

Ahora que has determinado las principales actividades que incluirás en tu diagrama de flujo, es hora de diseñarlo.

Ten en cuenta que el flujograma es una representación gráfica y que preferiblemente debes usar los símbolos que se muestran para cada función.

Sin embargo, si esto no es posible, puedes crear una simbología propia para tu empresa, pero es importante que exista una estandarización, ya que todos los flujogramas deben seguir la misma línea.

4. Revisa tu flujograma#

Este paso es muy importante. Después de que termines tu flujograma, revisa cada uno de los pasos para asegurarte de que no hayas dejado pasar ningún paso o actividad.

Repasa cada paso con los equipos responsables de desarrollar cada tarea del proceso y solicita feedback.

En esta etapa, también podrás identificar dónde están los cuellos de botella, así que es esencial que tu equipo esté reunido para evaluar lo que se debe hacer.

Errores a evitar al crear un flujograma#

Crear un diagrama de flujo puede ser un poco tedioso al principio, ya que puedes perderte, pero no te preocupes, con los consejos que hemos preparado, esta tarea será más fácil.

Presta mucha atención a los símbolos#

No prestar atención a los símbolos al hacer tu diagrama de flujo puede dificultar su comprensión, recuerda que es esencial que se entienda universalmente.

Si es posible, identifica siempre la flecha con una sola, salvo cuando haya momentos de decisión de que puede tomar otros caminos.

También es importante prestar atención al tamaño de los símbolos, opta por mostrarlos siempre del mismo tamaño, para que la lectura sea más fácil y armoniosa.

Una opción que también tiene un gran impacto en la visibilidad es cambiar los colores para representar la diferencia entre los tipos de símbolos.

Establece el vínculo correcto entre las actividades#

Es muy importante establecer la conexión correcta entre los elementos, la dirección y el camino que tendrá que tomar tu equipo.

Recuerda que el camino debe estar representado por flechas que conectarán los iconos, no hay callejones sin salida en el diagrama de flujo, es decir, el paso final no debe conectar con ningún otro.

El lector debería poder encontrar fácilmente cuál es el siguiente segmento. Ten cuidado de no realizar una conexión incorrecta, ya que, puede generar un bucle infinito y, en consecuencia, una actividad sin fin.

Presta atención al tamaño de tu flujograma#

Es un paso muy importante, pero muchas personas no lo tienen en cuenta. Si estás armando un flujograma en papel, pizarra o incluso haces un flujograma Power Point, debes prestar atención al espacio que ocuparás.

Un diagrama de flujo que es demasiado grande en un espacio pequeño puede causar confusión en la visualización, lectura y comprensión.

Para evitar cualquier tipo de confusión, después de haber creado tu lista de procesos, considera el tamaño aproximado de tu flujograma para posteriormente plasmarlo.

¿Listo para hacer tu flujograma?#

Ahora que ya tienes todos los conocimientos básicos sobre qué es un diagrama de flujo y/o flujograma, elige las herramientas que se adapten a tu empresa y equipo para plasmar mejor las ideas, puedes utilizar más de una en mismo proyecto para tener un flujograma lleno de profesionalidad y con mayor compresión.

No le temas a organizar tus ideas, el flujograma te ayudará a que todos los procesos sean más eficaces y todos los individuos involucrados podrán estar al tanto de todo.